මහජනතාව විසින් රාජ්‍ය ආයතන වෙත යොමු කරන ලිපි, විද්‍යුත් ලිපි සහ දුරකථන ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු දීමේ ක්‍රියාවලිය විධිමත් කිරීමට ජනාධිපති රනිල් වික්‍රමසිංහ උපදෙස් ලබාදී තිබේ.
කාලය, ශ්‍රමය හා මුදල් වැය කරමින් යම් කාර්යයක් ඉටු කර ගැනීම සඳහා රාජ්‍ය ආයතනවලට මහජනතාව නිරන්තරයෙන් පැමිණෙනවාට වඩා, ඔවුන් විසින් යොමු කරන ලිපි, විද්‍යුත් ලිපි (e-mail) සහ දුරකථන ඇමතුම්වලට කඩිනම් ප්‍රතිචාර දක්වමින් අදාළ කාර්යයන් ඉටුකර දීමේ ක්‍රියාවලිය විධිමත් කිරීම පිළිබඳ ජනාධිපතිවරයාගේ අවධානය යොමුව ඇත.
ඒ අනුව රාජ්‍ය ආයතන වෙත යොමු කරන ලිපි, විද්‍යුත් ලිපි සහ දුරකථන ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබාදීමේ දී විධිවිධාන ඇතුළත් කරමින් ජනාධිපති ලේකම්ගේ උපදෙස් පරිදි, රාජ්‍ය පරිපාලන, ස්වදේශ කටයුතු, පළාත් සභා හා පළාත් පාලන අමාත්‍යාංශයේ ලේකම්වරයාගේ අත්සනින් විශේෂ ලිපියක් සියලු අමාත්‍යාංශ ලේකම්වරුන්, පළාත් ප්‍රධාන ලේකම්වරුන් හා දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානීන් වෙත මේ වන විට යොමු කර තිබේ.
මහජනතාවගෙන් රාජ්‍ය ආයතනවලට යොමු වන ලිපි සඳහා ප්‍රමුඛතාව ලබාදී කටයුතු කළ යුතු අතර, වහාම අවසන් පිළිතුරු යැවිය නොහැකි අවස්ථාවකදී සතියක් ඇතුළත ලිපිය ලද බවට අතුරු පිළිතුරක් සහ සති හතරක් (04) ඇතුළත අවසන් පිළිතුරක් යැවීමේ අවශ්‍යතාව අවධාරණය කෙරේ.
එසේම සියලුම රාජකාරී ලිපි සඳහා, පිළිතුරු ලිපි යැවීමේ දී අදාළ ලිපියේ අත්සනට පහළින් එකී ලිපිය අදාළ, විෂය භාර මාණ්ඩලික නිලධාරියාගේ ඍජු දුරකථන අංකය, ෆැක්ස් අංකය හා විද්‍යුත් ලිපිනය ද සඳහන් කළ යුතුය.
කාර්යාලවල පොදු විද්‍යුත් තැපැල් ලිපින වෙත ලැබෙන විද්‍යුත් ලිපි දිනපතා පරික්ෂා කළ යුතු අතර, ඒ සඳහා නිශ්චිත නිලධාරියෙක් පත් කළ යුතුය. මාණ්ඩලික නිලධරයන්ගේ විද්‍යුත් තැපැල් ලිපින වෙත ලැබෙන විද්‍යුත් ලිපි දිනපතා පරීක්ෂා කළ යුතුය.
එලෙස විද්‍යුත් තැපැල් ලිපින වෙත ලැබෙන ලිපි සඳහා එදිනම පිළිතුරු ලබාදීමට උත්සුක විය යුතු අතර, ඒ සඳහා එදිනම පිළිතුරු ලබාදිය නොහැකි නම්, එම ලිපිය ලද බවත්, ඒ සඳහා පිළිතුරු සැපයීමට අවශ්‍ය කාලයත් සඳහන් කර අතුරු පිළිතුරක් (Reply) යොමු කළ යුතුය. එලෙස ම, ඒ සඳහා සාධාරණ කාලයක් තුළ/ දැනුම්දුන් දිනට පෙර එම විමසීම සඳහා පිළිතුරු ලබා දීමට කටයුතු කළ යුතුය.
කාර්යාලය වෙත ලැබෙන සියලුම දුරකථන ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබා දීමට කටයුතු කළ යුතු අතර දුරකථන ඇමතුම් වැඩි ප්‍රමාණයක් ලැබෙන ආයතන/අංශ ඇත්නම්, එම ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබාදිමට නිශ්චිත නිලධාරියෙකු පත් කළ යුතුය.
කාර්යාල වෙත ලැබෙන දුරකථන ඇමතුම් සටහන් කර ගැනීම සඳහා නිශ්චිත නිලධාරියෙක් පත් කළ යුතු අතර එම නිලධාරියා විසින් දුරකථන ඇමතුම් ලබා දුන් පුද්ගලයාගේ නම, කාරණය හා නැවත පිළිතුරක් යොමු කළ යුතු දුරකථන අංකය ආදී තොරතුරු සටහන් කර ගැනීමට කටයුතු කළයුතුය.
එම අවස්ථාවේදී ම, පිළිතුරු ලබාදීමට අපහසු කරුණු සම්බන්ධයෙන් අදාළ මාණ්ඩලික නිලධරයන්/ විෂය භාර නිලධරයන් විසින් සාධාරණ කාලයක් ඇතුළත පිළිතුරු ලබාදීමට කටයුතු කළ යුතුය.